Απαντήστε γρήγορα στους επισκέπτες

Η έγκαιρη και σαφής επικοινωνία είναι το κλειδί για την εξαιρετική φιλοξενία. Οι επισκέπτες λένε ότι είναι εξαιρετικά σημαντικό να λαμβάνουν χρήσιμες οδηγίες και γρήγορες απαντήσεις. Προσπαθήστε να παρέχετε τις πληροφορίες που χρειάζονται οι επισκέπτες, τη στιγμή που τις χρειάζονται.

Οι άνθρωποι σταθμίζουν πολλά, όταν ταξιδεύουν. Προσπαθήστε να παρέχετε χρήσιμες πληροφορίες, χωρίς να δίνετε στους επισκέπτες περισσότερες λεπτομέρειες από αυτές που μπορούν να επεξεργαστούν.

• Προγραμματίστε γρήγορες απαντήσεις. Οι γρήγορες απαντήσεις είναι σύντομα, έτοιμα μηνύματα που μπορείτε να ρυθμίσετε ώστε να κοινοποιείτε αυτόματα λεπτομέρειες στους επισκέπτες σε σημαντικές στιγμές. Για παράδειγμα, πολλοί οικοδεσπότες συμπεριλαμβάνουν οδηγίες για τον χώρο τους σε ένα προγραμματισμένο μήνυμα υποδοχής την ημέρα πριν από την άφιξη.

• Γράψτε ένα αναλυτικό εγχειρίδιο σπιτιού. Συμπεριλάβετε σαφείς οδηγίες για να βρίσκουν οι επισκέπτες σημαντικά πράγματα, καθώς και αναλυτικές οδηγίες για τις συσκευές.

• Τοποθετήστε χρήσιμες πληροφορίες σε πολλά σημεία. Μπορείτε να αφήσετε τις οδηγίες λειτουργίας κοντά στον θερμοστάτη και την ψηστιέρα εξωτερικού χώρου, καθώς και στο εγχειρίδιο σπιτιού σας. Οι επισκέπτες θα πρέπει να μπορούν να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται, χωρίς να χρειάζεται να τις αναζητήσουν.

Οι επισκέπτες περιμένουν ότι θα απαντάτε γρήγορα, ειδικά την ημέρα της άφιξης ή αν προκύψουν προβλήματα κατά τη διαμονή τους. Για ερωτήσεις που δεν είναι επείγουσες, είναι εύλογο να απαντάτε εντός 12 ωρών. Φυσικά, όσο πιο γρήγορα απαντήσετε τόσο το καλύτερο. Σε επείγοντα θέματα, όπως είναι η απώλεια ενός κλειδιού για την είσοδο, θα πρέπει να απαντάτε μέσα σε μία ώρα.

• Ρυθμίστε τις ειδοποιήσεις. Χρησιμοποιήστε την εφαρμογή της Airbnb για να παρακολουθείτε τα μηνύματα των επισκεπτών. Ενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις στην εφαρμογή και στις ρυθμίσεις της συσκευής σας, έχετε εύκαιρη τη συσκευή σας με ενεργοποιημένο τον ήχο και ελέγχετε περιοδικά για μηνύματα κατά τη διάρκεια των διαμονών.

• Πρέπει να έχετε ένα εφεδρικό σχέδιο. Κανονίστε να υπάρχει άτομο που μπορεί να βοηθήσει, όταν δεν είστε διαθέσιμος/η. Βρείτε έναν συνοικοδεσπότη ή άλλο άτομο που θα σας υποστηρίζει και δώστε τα στοιχεία επικοινωνίας του στους επισκέπτες.

• Χρησιμοποιήστε γρήγορες απαντήσεις. Σας επιτρέπουν να απαντάτε σε ορισμένες ερωτήσεις ακόμα πιο γρήγορα, γράφοντας απαντήσεις εκ των προτέρων. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα πρότυπα της Airbnb ή να δημιουργήσετε τα δικά σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ρυθμίσετε μια γρήγορη απάντηση που θα αναφέρει τα αγαπημένα σας κοντινά εστιατόρια, την οποία θα στέλνετε όταν οι επισκέπτες ζητούν προτάσεις για την περιοχή.

Προσπαθήστε να εξετάσετε κάθε κατάσταση από την οπτική του επισκέπτη, ειδικά όταν τα πράγματα δεν πηγαίνουν όπως τα είχε σχεδιάσει. "Η καλή επικοινωνία συμβάλλει ώστε οι επισκέπτες να αισθάνονται ότι τους φροντίζουμε, κι αυτό είναι η ουσία της φιλοξενίας", λέει η Sadie, Superhost στη Σάντα Φε του Νέου Μεξικού.

• Διατηρήστε την ψυχραιμία σας. Τα απροσδόκητα προβλήματα μπορεί να είναι δύσκολα για όλους. Επικεντρωθείτε στην επίλυση του ζητήματος.
• Επικοινωνήστε με διαφάνεια. Ενημερώστε τους επισκέπτες ότι λάβατε το αίτημά τους και ότι το επεξεργάζεστε. Εξηγήστε πότε αναμένετε να βρείτε μια λύση και πώς θα τους κρατάτε ενήμερους.
• Απαντήστε με ενσυναίσθηση. Βάλτε τον εαυτό σας στη θέση του επισκέπτη. Ακόμη και ασήμαντα πράγματα μπορεί να φαίνονται σημαντικά, όταν οι επισκέπτες σας βρίσκονται μακριά από το σπίτι.

Οι πληροφορίες που περιέχονται στο παρόν άρθρο ενδέχεται να έχουν αλλάξει από τη στιγμή της δημοσίευσής του.