Πώς να αποτρέψετε τις προκλήσεις που παρουσιάζει η φιλοξενία

Παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας, πολλές φορές απλά προκύπτουν προβλήματα. Μπορεί ένας επισκέπτης να μη βρίσκει το κλειδί που του αφήσατε ή να βουλώσουν τα υδραυλικά. Αν και σπάνια προκύπτει πολύ σοβαρό πρόβλημα, οι πετυχημένοι οικοδεσπότες είναι προετοιμασμένοι για τα απρόοπτα.

Δείτε πώς η Diana, Superhost από το Όκλαντ της Καλιφόρνια, συνιστά να διαχειρίζεστε τις δυσκολίες κατά τη φιλοξενία.

Η φιλοξενία αφορά την κοινότητα και αυτή η κοινότητα περιλαμβάνει τους ανθρώπους που βοηθούν την επιχείρησή σας να λειτουργεί ομαλά.

"Έχουμε άμεσα διαθέσιμα τα ονόματα και τους αριθμούς ενός υδραυλικού, ενός ηλεκτρολόγου και του προσωπικού καθαρισμού", λέει η Diana. Και όταν λείπει η ίδια από την πόλη, είναι σε ετοιμότητα η αδελφή της, που είναι η εναλλακτική οικοδεσπότης. "Έχουμε πάντα λύσεις σε περίπτωση που προκύψει κάποιο πρόβλημα."

Τι είναι καλύτερο από το να είμαστε προετοιμασμένοι να αντιμετωπίσουμε γρήγορα έναν σωλήνα που στάζει ή ένα χαλασμένο καλοριφέρ; Να αποτρέψουμε το πρόβλημα πριν αυτό καν συμβεί.

"Έχω μια λίστα συντήρησης που εξετάζω κάθε χρόνο", λέει η Diana. "Κάνω μερικές από αυτές τις εργασίες μόνη μου, ενώ για άλλες προσλαμβάνω επαγγελματίες. Κάθε χώρος είναι διαφορετικός, αλλά είναι σημαντικό να εντοπίσετε τι χρειάζεται για να διατηρήσετε τον δικό σας σε καλή κατάσταση για τους επισκέπτες."

Η ετήσια λίστα της Diana για τη συντήρηση περιλαμβάνει:

• Τον καθαρισμό των υδρορροών από τα φύλλα και άλλα υπολείμματα
• Τον έλεγχο λειτουργίας όλων των μονάδων θέρμανσης, εξαερισμού και κλιματισμού
• Το πλύσιμο των δυσπρόσιτων φεγγιτών για να είναι ευήλιος ο χώρος της

Αποτελεσματική επικοινωνία με τους επισκέπτες σημαίνει ειλικρίνεια και ρεαλιστικές προσδοκίες.

"Νομίζω ότι είναι πολύ σημαντικό να μην κάνουμε υποσχέσεις που δεν μπορούμε να εκπληρώσουμε, αλλά αντιθέτως να επικοινωνούμε πάντα παραπάνω", εξηγεί η Diana. "Ακόμα και αν δεν έχω βρει κάποια λύση, ενημερώνω τον επισκέπτη για τα βήματα που κάνω."

Έτσι, όταν έσπασε ένας σωλήνας λίγο πριν φτάσει ένας επισκέπτης, η Diana επικοινώνησε αμέσως τηλεφωνικά.

"Κάλεσα τον επισκέπτη και τον ενημέρωσα ότι προσπαθούμε να διευθετήσουμε την κατάσταση και τον ρώτησα αν θα μπορούσαμε να καθυστερήσουμε την ώρα άφιξής του", περιγράφει η Diana. "Πρόσφερα επίσης τη δυνατότητα παράτασης της ώρας αναχώρησής του, πράγμα που του άρεσε πολύ, και άφησα ένα μπουκάλι κρασί και ένα ευχαριστήριο σημείωμα. Για πολλούς επισκέπτες, η ειλικρινής επικοινωνία και οι μικρές πράξεις ευγνωμοσύνης, είτε πρόκειται για ένα μπουκάλι κρασί είτε για μια δωροκάρτα που μπορούν να χρησιμοποιήσουν σε μια τοπική καφετέρια, είναι πολύ σημαντικές."

"Έχουμε πολύ περίεργες πόρτες που οι επισκέπτες συχνά δεν ξέρουν πώς να ανοίξουν, παρόλο που έχω συμπεριλάβει οδηγίες στο εγχειρίδιο σπιτιού και στις οδηγίες άφιξης", λέει η Diana. "Όταν συμβαίνει αυτό, ακούω πάντα τη δυσφορία που νιώθουν και στη συνέχεια τους βοηθάω υπομονετικά μέσω τηλεφώνου ή από κοντά."

Μερικά πράγματα που έχει μάθει η Diana ακούγοντας τους επισκέπτες της όλα αυτά τα χρόνια:

• Δώστε τους τη δυνατότητα να εισέλθουν στον χώρο χωρίς κλειδί για να διευκολύνετε την άφιξή τους
• Εξασφαλίστε αρκετό φωτισμό στους εξωτερικούς χώρους, για να βοηθήσετε τους επισκέπτες να εισέλθουν με ασφάλεια όταν έχει σκοτάδι
• Ζητήστε εκ των προτέρων τα στοιχεία του ταξιδιού τους και επαναλάβετε τις ώρες άφιξης και αναχώρησης

Οι πρόωρες αφίξεις επισκεπτών, οι καθυστερημένες αναχωρήσεις και τα προβλήματα με την καθαριότητα μπορούν να προκαλέσουν δυσκολίες. Ακολουθούν κάποιες ιδέες για να περιορίσετε τα πιθανά προβλήματα:

• Παρέχετε σαφείς ώρες άφιξης και αναχώρησης και αιτιολογήστε τις ("Η άφιξή σας στο κατάλυμα δεν μπορεί να γίνει νωρίτερα από τις 3:00 μ.μ. για να έχει χρόνο το προσωπικό καθαρισμού να ετοιμάσει το δωμάτιό σας")
• Ορίστε τις προτιμήσεις κράτησης για να υπάρχει περισσότερος χρόνος για τον καθαρισμό
• Σκεφτείτε το ενδεχόμενο να δώσετε στους επισκέπτες τη δυνατότητα να αποθηκεύσουν τις αποσκευές τους αν γνωρίζετε ότι θα φτάσουν νωρίς
• Συμπεριλάβετε βασικά στοιχεία, όπως πώς θα εισέλθουν στον χώρο σας, πώς είναι ο χώρος σας κ.λπ., στην περιγραφή της καταχώρησής σας και στις οδηγίες άφιξης για να διαμορφώσετε σωστές προσδοκίες

• Παρέχετε ένα εγχειρίδιο σπιτιού που περιέχει οδηγίες για την πρόσβαση στο wifi και τη χρήση δύσκολων συσκευών